1. транспорт
2. Оформление заказов, организация и контроль рейсов.

Бесплатная демонстрация

транспорт

Конфигурация «Управление автотранспортным предприятиях + международные перевозки» разработана на базе программного продукта «Комплексный учет» версия 7.7. Она ориентирована на обеспечение комплексного взаимодействия всех управленческих звеньев в единой информационной среде современных автотранспортных предприятий, основным направлением деятельности которых является внутренние и международные автотранспортные перевозки.

В системе реализованы следующие основные модули:

• оформление заказов, организация и контроль рейсов;
• учет рейсов и документальное оформление их результатов;
• организация взаиморасчетов с заказчиками;
• учет расчетов с поставщиками топлива и услуг;
• техническое обеспечение рейсов;
• кадровое обеспечение рейсов;
• учет взаиморасчетов с персоналом;
• экономический анализ;
• налоговый и бухгалтерский учет;
• отчетность.

Кратко охарактеризуем вышеперечисленные модули системы.

Оформление заказов, организация и контроль рейсов.

Процесс организации рейса начинается с оформления заявки на фрахт. В данном документе отражаются сведения о заказчике, маршруте, тип и количество груза, сумме фрахта, даты начала и окончания рейса. На основании данных о готовности автомобиля (предоставляется подсистемой технического обеспечения) и водителя (предоставляется кадровой подсистемой) до рейса в заявку также заносится соответствующая информация. На основании заявки формируется приказ на командировку и командировочное удостоверение водителя. На основании заявок формируются также документы: путевой лист, счет на транспортные услуги и ряд других. В процессе прохождения рейса в заявке отображается информация о фактической дате загрузки и разгрузки, сведения о нахождении автомобиля в определенный момент времени и ряд других данных.

Учет рейсов и документальное оформление их результатов.

На основании заявки на фрахт формируется ключевой документ по учету рейса - путевой лист. При формировании электронного документа «Путевой лист» ряд данных автоматически переносится с заявки. Показатели спидометра на начало рейса и остаток топлива в баке автоматически формируются на основании данных предыдущего путевого листа данного автомобиля. Система позволяет формировать на основании путевого листа дополнительные заявки на фрахт, которые наряду с основной будут выполняться в данном рейсе. Пользователь в любой момент может проследить цепочку взаимосвязей: исходная заявка - путевой лист - дополнительные заявки.

По итогам рейса на основании путевого листа формируется целый ряд документов-приложений: учет квитанций по заправке, расчет расхода топлива, авансовый отчет водителя о расходах в рейсе, списание топлива.

Документ «Учет квитанций» предназначен для учета данных о произведенных в ходе рейса заправках - фиксируется вид топлива, количество литров, номера квитанции, дать заправок. В данном типе документов фиксируются только данные о заправках, осуществляются по безналичному расчету с применением специальных смарт-карт, которые выдаются поставщиками топлива и предназначены для организации массовых расчетов за поставки топлива.

Документ «Расход топлива» обеспечивает фиксацию данных об участках маршрута, отличающихся по тарифам или способов оплаты, расчетной и фактической протяженности этих участков, веса груза, тарифа оплаты, переходами через границы между странами и другим признакам. На основании этих данных, а также с учетом норм расхода топлива для конкретного автомобиля (которые хранятся в специальном справочнике моделей автотранспортных средств) рассчитывается нормативный расход топлива по рейсу. Расчет производится для каждого участка маршрута, позволяет контролировать остаток топлива в конечном пункте каждого участка и, таким образом, отслеживать остаток в баке при переходе границы между странами. Расчет топлива учитывает целый ряд дополнительных показателей: летние и зимние нормы, дополнительный расход на погрузку-разгрузку, отопление в зимнее время, использование рефрижератора. При расчете расхода топлива предусмотрен механизм для автоматического отслеживания превышения лимита, если он установлен для данного автомобиля. В этом же документе фиксируется масса перевозимого груза по каждому участку маршрута.

Документ «Авансовый отчет по маршруту движения» имеет две разновидности: для рейсов по Украине и для международных рейсов (так называемый «многовалютный»). Особенностью авансового отчета в данной системе является наличие сведений об автомобилях, маршрут движения, номере путевого листа. Информация о проведенных заправках за наличные средства автоматически участвует в расчете остатков топлива в баке по итогам рейса. Для облегчения ввода информации разработан специальный справочник видов расходов в рейсе. В документе «Авансовый отчет по маршруту движения» реализован специальный механизм учета суммы суточных, превышающих установленные нормы и является одной из форм премирования водителей. М авансовый содержит дополнительные возможности по учету затрат в различных валютах (до семи валют в одном отчете). Учет затрат по Украине ведется в гривнах, а все расходы за пределами Украины в конечном итоге перечисляются в базовую валюту - евро (как по стандартному, так и по специальным кросскурсам, установленных заказчиком), в которой выдается аванс на командировку. В форме многовалютного авансового отчета реализованы механизмы активного контроля используемого курса валют, расчета момента изменения курса расчета, расчета сумм суточных к оплате как по Украине (в гривнах), так и за ее пределами (в евро). Документ обеспечивает не только оперативный учет затрат по их группировкой в ​​разрезе стран, но и формирует необходимые бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетным лицом, а также рассчитывает валовые расходы в налоговом учете с соблюдением правил определения первого события для операций с валютой.

После формирования документов по учету квитанций, расходу топлива и авансового отчета производится закрытие путевого листа, при котором рассчитываются показания спидометра на конец рейса на основании данных о километраж пробега, а также определяется расчетный остаток топлива в баке на конец рейса. В случае, если расчетный остаток в баке превышает фактический, после анализа причин и определения виновных производится списание отсутствующего топлива с помощью документа "Списание ТМЦ», причем обеспечивается возможность отнесения перерасхода как на расходы рейсом так и за счет водителя. В конце месяца с помощью документа "списание ТМЦ» на основании данных о движении топлива в разрезе путевых листов производится его автоматическое списание за указанный период.

Организация взаиморасчетов с заказчиками.

По итогам выполненного заказа на основании заявки на фрахт формируется документ «Счет на транспортные услуги». Данный документ содержит всю необходимую информацию для проведения взаиморасчетов за оказанные транспортные услуги. Система обеспечивает возможность получения нескольких видов печатной формы документа, а именно: для перевозок по Украине, для внутрихозяйственных перевозок, для международных перевозок, для заказчиков-нерезидентов на иностранном языке, для предоставления специфических услуг по экспедированию, перегона и т.п. В электронном варианте счета предусмотрены специальные реквизиты, позволяющие учитывать информацию о дате выставления счета, дату отправления его заказчику, датой подтверждения получения его заказчиком, датой оплаты и датой получения подписанного комплекта документов от заказчика. Это позволяет обеспечить контроль за состоянием документального оформления результатов сделки и своевременностью ее оплаты. Разработан также специальный отчет, который позволяет отслеживать прохождение и оплату счетов на всех этапах в различных разрезах.

На основании счетов и формируется документ «Акт предоставленных транспортных услуг». Его основное назначение - обеспечить документальное оформление факта предоставления услуг заказчику в бухгалтерском учете, и в частности, правильно отразить в учете операции по разным ставкам НДС.

Учет расчетов с поставщиками топлива и услуг.

Основной статьей расходов автотранспортных предприятий является, как правило, расходы на топливо. В данной системе реализован специальный механизм организации контроля взаиморасчетов с поставщиками топлива. Для обслуживания подобных клиентов крупные поставщики топлива применяют специальные схемы с использованием безналичных смарт-карт, с помощью которых фиксируется дата и время заправки, вид топлива, количество литров и номер квитанции. При этом водителю выдается специальная квитанция. Данные об этих квитанциях, как было отмечено выше, заносятся в базу данных при оформлении документов по итогам рейса. Со своей стороны, поставщик топлива предоставляет в электронном виде реестр всех заправок автомобилей данного предприятия. В системе разработан специальный механизм автоматической сверки зарегистрированных квитанций, предоставленных водителями, данным реестров поставщиков. Кроме того, на основании реестров поставщиков осуществляется автоматическое оприходования топлива в бухгалтерском учете и определения задолженности перед поставщиком с учетом предоставленных скидок.

Наряду со стандартным механизмом учета предоставления услуг по техобслуживанию и ремонту автомобилей в системе предусмотрен специальный документ «Расходы на ремонт», который позволяет детализировать сведения о выполненных работах по ремонту со степенью детализации, необходимой для технической службы.

В системе разработан также специальный режим учета расчетов с контрагентами, которые привлекаются для выполнения заказов в режиме экспедиции. Оформление такого типа услуг от контрагентов, среди которых могут быть и нерезиденты, имеет свои особенности, которые учтены при документальном оформлении сделок и организации взаиморасчетов.

Техническое обеспечение рейсов.

В системе предусмотрены специальные механизмы для учета данных об имеющихся в наличии транспортных средствах, о наличии закрепленного за ними дополнительного оборудования, наличия необходимой для эксплуатации документации (лицензии, страховки, разрешения, допуски и т.п.). При проведении каждого путевого листа информация о пробеге автоматически заносится в электронную карточку автомобиля. При этом также отслеживается пробег по каждой из установленных на автомобиле шин и аккумуляторов. В справочнике транспортных средств предусмотрен специальный реквизит, который отражает техническое состояние автомобиля в данный момент, готовность к рейса или его местонахождение во время выполнения рейса. Техническая служба обеспечивает также своевременное обновление информации о нормах расхода топлива при различных условиях эксплуатации автомобиля.

Кадровое обеспечение рейсов.

Для предоставления оперативной информации о готовности водителей к рейсу в системе есть возможность оперативного отслеживания наличия необходимых разрешительных документов и срока их действия для каждого из водителей - международных виз, загранпаспортов, страховых, справок и других обязательных документов. Система автоматически выдает предупреждение об окончании срока действия любого из названных документов.

Учет взаиморасчетов с персоналом.

На основании данных по учету рейсов система позволяет обеспечить гибкую схему начисления доплат водителям с применением специальных коэффициентов. С учетом данных о пробеге, сумме фрахта, количества загрузок и разгрузки, начисленной суммы суточных сверх установленных норм по итогам за месяц рассчитывается сумма надбавок и доплат по каждому водителю в разрезе типов рейсов и режимов эксплуатации транспортных средств. Предусмотрено также целый ряд специфических удержаний - за перерасход топлива, необоснованный перепробег автомобиля на маршруте, превышение лимита мобильной связи, нанесение ущерба от повреждений транспортного средства или груза по вине водителя и др.

Экономический анализ.

На основании данных первичного учета результатов рейсов формируется целый блок аналитических отчетов, характеризующих различные аспекты работы предприятия:

• анализ затрат на топливо за период в разрезе видов топлива, поставщиков и стран с указанием количества и средней цены;
• сведения о расходах на автомобиль в разрезе видов деятельности, категорий, автомобилей, видов расходов за указанный период;
• анализ работы водителя за период с детализацией по видам затрат;
• сведения о фактической себестоимости реализованных услуг за период по видам подвижного состава;
• ряд других специализированных аналитических отчетов по основным показателям деятельности предприятия, характеризующие: реализацию транспортных услуг, эксплуатационные показатели работы автотранспорта, состояние взаиморасчетов с контрагентами, финансовые показатели, расшифровка видов расходов в разрезе автомобилей и водителей, заработную плату и кадровый состав.

Налоговый и бухгалтерский учет.

В системе реализованы в полном объеме все основные подсистемы бухгалтерского и налогового учета:

• учет кассовых и банковских операций;
• учет основных средств и других необоротных активов;
• учет материалов, топлива, запасных частей и малоценных предметов;
• учет выполненных работ и оказанных услуг;
• учет взаиморасчетов с контрагентами и подотчетными лицами;
• учет расчетов по заработной плате;
• учет внутрихозяйственных операций;
• учет расчетов по налогам и сборам в фонды;
• учет валютных операций;
• учет производственных и административных расходов;
• учет валовых доходов, расходов и налога на добавленную стоимость с формированием соответствующих налоговых деклараций.

Обеспечено их увязка и тесная информационный обмен с другими модулями.

Отчетность.

В системе обеспечивается формирование подавляющего большинства существующих форм регламентированной финансовой, статистической и налоговой отчетности. В каждом модуле системы является блок внутренних отчетов, которые помогают пользователям осуществлять проверку правильности ввода первичных данных, их обобщение, анализ и формирование печатных форм. Есть также специальный блок отчетности внутриведомственной отчетности для предприятий, имеющих высшие органы корпоративного управления.

Возврат к списку

Похожие